Ein großes Ärgernis für Arztpraxen sind Patiententermine, die ohne Absage nicht wahrgenommen werden, die sogenannten „no shows“. Deren Anzahl soll um bis zu 70 Prozent sinken, wenn Termine online vereinbart werden.
Das sagt der Berliner IT-Dienstleister Imilia Interactive Mobile Applications, der mit „Timerbee Professional“ die entsprechende Lösung im Angebot hat. Gründer und Geschäftsführer Edward Mc Greal versichert: „Unsere Lösung unterstützt sowohl einfache, wie auch regelbasierte Terminvereinbarungen. Dabei bilden wir auch komplexe Terminzusammenhänge einfach ab. Patienten werden bei der Terminsuche unterstützt und gelangen über Terminkriterien zum richtigen Termin. Die Kriterien kann jede Praxis nach eigenen Bedürfnissen konfigurieren.“
Das funktioniert so: Die Software fragt automatisch definierte Kriterien bei Patienten ab, etwa das Geburtsdatum, die Versicherung, die Postleitzahl und Beschwerden. Danach kann der Patient einem Arzt zugeordnet und ein Termin vereinbart werden. Auch Terminanfragen, die die Einrichtung dann individuell bestätigt, oder Terminvereinbarungen durch Zuweiser sind möglich. Das ist gerade bei Terminen, die eine interne Rücksprache für die Vereinbarung erfordern – etwa ambulante Operationen oder Zuweisungen –, recht hilfreich. Beim Eingang einer Anfrage werden automatisch Aufgaben generiert und den beteiligten Mitarbeitern zugeordnet. Die Praxis kann ihrerseits Erläuterungen zum Termin und weitere Informationen, etwa den Anamnesebogen, per E-Mail – und später auf Wunsch auch per Post – versenden. Eine Terminerinnerung folgt per SMS und / oder E-Mail, je nach Wunsch des Patienten.
Datenaustausch in Echtzeit
Nicht zuletzt werden die Mitarbeiter so von ständig wiederkehrenden Routinearbeiten wie die Abfrage von Patientendaten für die Terminfindung entlastet und die Praxis ist leichter telefonisch zu erreichen. Netter Nebeneffekt: Ein modernes Terminplanungssystem kann zum wesentlichen Element der Zuweiser- und Patientenbindung werden. „Nutzer berichten, dass sie bis zu fünf Minuten pro Terminvereinbarung sparen“, sagt Mc Greal.
Timerbee Professional kann laut Anbieter nahtlos in den Kalender des vorhandenen Krankenhaus- beziehungsweise Arzt-Informationssystems eingebunden werden. Informationen werden wechselseitig und in Echtzeit ausgetauscht, womit eine manuelle Übertragung entfällt.
Keine Patientendaten in der Cloud
Auch Datensicherheit und Datenschutz werden gewährleistet. Es werden keine medizinischen Daten zum Patienten aus der Einrichtung in der Cloud gespeichert, sondern lediglich Referenzen. Die Speicherung der übertragenen Dokumente erfolgt nicht in einem externen Rechenzentrum, sondern auf einem Speichermedium der Einrichtung. Sensible Patienteninformationen verbleiben somit innerhalb des eigenen Netzwerks. Für die Online-Terminbuchung muss von außen kein Port in der eigenen Firewall geöffnet werden.