Wie verbessert man die medizinisch-organisatorischen Abläufe in einem Klinikum mit mehr als 900 Beschäftigten? Für das Klinikum Emden stand hierfür die Automatisierung des Dokumentenmanagements im Mittelpunkt. Ein Erfolg wurde das Vorhaben aber nur, wenn man die Mitarbeiter frühzeitig ins Boot geholt und geschult hat.
Wie schafft man es als Krankenhaus, kontinuierlich effizienter zu arbeiten und dabei die Betriebskosten um rund 20 Prozent zu reduzieren? Da fast überall Verwaltungsaufgaben den Klinikbereich dominieren, sollte genau hier angesetzt werden. Leistungsfähige Managed Document Services sollten dafür sorgen, dass zentrale Prozesse automatisiert und effizient ablaufen. Damit dieser Schritt gelingt, entscheidet sich die Klinik dafür, die historisch gewachsene Infrastruktur von Laserdruckern und Kopierern abzulösen und durch eine bedarfsoptimierte Geräte-Infrastruktur zu ersetzen.
Im Frühjahr 2014 fiel der Startschuss für das komplexe Projekt. Vorausgegangen war eine Output-Analyse und eine europaweite Ausschreibung. Den Zuschlag erhielt das Technologie-Management- und Beratungsunternehmen CHG-Meridian in Kooperation mit dem Hersteller TA Triumph-Adler. „Unsere bisherige Drucker- und Kopiererflotte entsprach einfach nicht mehr unseren Anforderungen“, erläutert Jochen Fleßner, IT-Leiter des Emdener Klinikums. Mit der Zeit bestand die vorhandene Infrastruktur aus zahlreichen unterschiedlichen Modellen und Marken, die hohe Druck-, Wartungs- und Reparaturkosten verursachten. Ferner unterhielt das Klinikum unterschiedliche Service- und Leasingverträge über verschiedene Kostenstellen und Funktionsbereiche hinweg. „Das machte die Berechnung der tatsächlichen Druckkosten beinahe unmöglich und trieb zudem die Betriebskosten erheblich in die Höhe“, erklärt IT-Experte Fleßner.
Tool für Transparenz
CHG-Meridian und Triumph-Adler sorgten für eine neue, einheitliche Druckerflotte und Multifunktionsgeräte (MFP). Der Gerätebestand ließ sich um 22 Prozent auf 250 Systeme reduzieren. Eine Besonderheit des Projektes war die Implementierung von „TA Cockpit“. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Steuerungszentrale, die dem Klinikum Emden herstellerunabhängig einen Überblick über seine gesamte Drucker- und MFP-Infrastruktur, inklusive Status-Meldungen, Verbrauchsmaterialbestellungen und Technikereinsätze verschafft. „Von TA-Cockpit war ich schnell überzeugt. Es hat sich in kürzester Zeit zum zentralen Werkzeug etabliert, mit dem wir unsere gesamte Infrastruktur transparent abbilden und jederzeit den Überblick über die anfallenden Kosten erhalten“, erläutert Fleßner.
Zentrale Prozesse automatisiert
Sobald Störungen auftreten, informiert das Klinikpersonal die IT-Abteilung. Der IT-Mitarbeiter löst via „TA Cockpit“ einen Serviceauftrag aus. Dieser wird zeitnah von einem TA-Techniker abgearbeitet. „Das funktioniert alles reibungslos und selbst die Bestellung von neuem Toner erledigt das System mit dem notwendigen zeitlichen Vorlauf komplett automatisch“, bestätigt IT-Leiter Fleßner.
Das Klinikum Emden konnte mit diesen Maßnahmen die Beschaffung des Verbrauchsmaterials durchgängig optimieren. Mit erheblichen Auswirkungen auf die Kosten: Diese ließen sich um mehr als 20 Prozent reduzieren. Früher häufig aufgrund dezentraler Lagerhaltung vorhandene Toner-Überkapazitäten gibt es nicht mehr. „TA Triumph-Adler hat die Label der jeweiligen Lieferung so konzipiert, dass wir eindeutig zuordnen können, in welcher Station und welchem Gerät der Toner benötigt wird und ob dieser im zugehörigen Postfach oder im zentralen Magazin vorgehalten wird. So können wir den Verbrauchsmaterialfluss ohne großen Aufwand verwalten und die dezentrale Bevorratung gehört glücklicherweise endgültig der Vergangenheit an“, erklärt Jochen Fleßner.
Fortschrittlicher Datenschutz
Verbesserungen erreichte das Klinikum auch bei der Datensicherheit: Vertrauliche Informationen können nicht mehr von unbefugten Personen eingesehen werden. Das gelingt mit Hilfe der Lösung „aQrate“ von TA Triumph-Adler. Anwender schicken zunächst Druckaufträge in die Warteschlange des aQrate Servers, wo diese bis zur Abholung der Ausdrucke gespeichert werden. Zu einem beliebigen, späteren Zeitpunkt können die Anwender ihre Druckaufträge an speziell ausgerüsteten Druckern im Netzwerk abholen. Der Anwender identifiziert sich dabei mit seinem Zeiterfassungschip am Gerät. So können ausgedruckte Informationen nicht mehr in falsche Hände geraten.
Schulungen als zentraler Faktor
Damit das Projekt im Klinikum Emden erfolgreich ist, galt es, alle Mitarbeiter über die Veränderungen genau zu informieren. TA organisierte zu diesem Zweck zahlreiche Schulungsveranstaltungen. „Wir hätten das Projekt ohne diese Schulungen nicht erfolgreich gestemmt“, ist IT-Leiter Fleßner überzeugt. „Es war aufgrund unserer Organisationsstruktur zwingend notwendig, alle Mitarbeiter in den einzelnen Funktionsbereichen mit den neuen Abläufen und Geräten vertraut zu machen.“
Um auch jene Kollegen ins Boot zu holen, die Schicht- oder Nachtdienste absolvieren, hat das Team zudem eine zentrale Anlaufstelle im Klinikforum eingerichtet, um das Personal flächendeckend zu schulen. Der Aufwand zahlte sich aus: „Nun profitieren wir von einem einheitlichen, zentralen System und einer schlanken Infrastruktur, die sich einfach bedienen lässt. Unseren Mitarbeitern kommt das tagtäglich zugute und auch neue Kollegen werden sich damit schnell zurechtfinden“, ist Fleßner überzeugt.