Mednic sprach mit Pflegeplatzmanager-Geschäftsführer Chris Schiller darüber, warum die Vermittlung eines Patienten an stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen so aufwändig ist und wie hier eine klug eingeführte, digitale Lösung die mitunter zermürbende Arbeit eines ganzen Arbeitstages massiv verkürzen kann.
mednic.de:Wie ist die Idee für Pflegeplatzmanager entstanden?
Schiller: Wir, die beiden Gründer, Chris Schiller und mein Partner Alexander Bauch, arbeiteten viele Jahre direkt an der Basis. Als Einrichtungsleiter von stationären Pflegeeinrichtungen hatten wir täglich eine Vielzahl an telefonischen und persönlichen Anfragen nach freien Pflegeplätzen. Auf den ersten Blick eine komfortable Situation. Auf den zweiten Blick störte man sich an den unstrukturierten und teilweise doppelten Anfragen. Durch die fehlende Transparenz war es zu dieser Zeit weder möglich die Betroffenen so zu beraten, dass Sie, bei eigener Vollbelegung, zumindest in einer anderen Einrichtung einen Pflegeplatz finden. Noch gab es die Möglichkeit, den passgenauen Pflegebedürftigen für meine personellen und infrastrukturellen Gegebenheiten zu finden, da es keinen Gesamtüberblick über die aktuell suchenden Pflegebedürftigen gab.
Ein großes Problem, wenn man die aktuelle Personalsituation in der Pflege betrachtet und dadurch die proaktive Steuerung des Pflegegradmixes immer mehr in den Fokus rutscht.
Nach Feierabend steckten wir, damals noch als Einrichtungsleiter arbeitend, die Köpfe zusammen. So war 2016 die Idee des Pflegeplatzmanagers geboren – eine Lösung in Form einer webbasierten Kommunikationsplattform für die Vernetzung verschiedener Akteure um ein kontrolliertes, sektorübergreifendes Entlass- und Aufnahmemanagement von pflegebedürftigen Patienten zu realisieren. Die Gründung der Pflegeplatzmanager GmbH erfolgte im Februar 2018. Bereits im Mai 2018 starteten wir in unsere erste Pilotregion in Sachsen. Bereits hier nahmen 13 Kliniken und 300 stationäre Nachversorger am Projekt teil.
Zeitaufwändige Suche
mednic.de: Einen passenden Pflegeplatz zu finden, ist bisweilen sehr zeitaufwändig. Wie sorgt Pflegeplatzmanager dafür, dass die Suche effizienter funktioniert?
Schiller: Das stimmt! Nicht selten gab es in der Praxis im Pflegeheim die Situation, dass ich Angehörigengespräche geführt habe, selbst keine freien Kapazitäten hatte und den Betroffenen aber auch, durch die mangelnde Transparenz, keine Informationen zu freien Kapazitäten in anderen Einrichtungen in der Region geben konnte. Eine unbefriedigende Situation für die, durch den Schicksalsschlag „Pflegebedürftigkeit“ ohnehin stark belasteten Pflegebedürftigen und deren Angehörige. Die gesetzliche Unterstützungspflicht bei der Suche nach einer pflegerischen Versorgung liegt auf Seiten der Krankenhäuser, in Persona der Sozialdienstmitarbeiter. Sozialdienstmitarbeiter führen heute zum Teil zwischen 20 bis 40 Anrufe auf der Suche nach einer pflegerischen Versorgung für einen Patienten – eine Tagesaufgabe!
Digitalisierung reduziert Arbeitsaufwand
Durch die Überführung des analogen Prozesses in einen digitalen Prozess, der durch die webbasierte Kommunikationsplattform „Pflegeplatzmanager“ unterstützt wird, werden die Arbeitsaufwände auf allen Seiten reduziert. Das Abtelefonieren der einzelnen Einrichtung auf Seiten des Sozialdienstes und die wochenlangen Irrfahrten der Angehörigen gehören mit der Digitalisierung des Entlass- und Aufnahmeprozesses der Vergangenheit an.
Kliniken haben die Möglichkeit, das Profil des Patienten pseudonymisiert auf der Plattform einzustellen. Automatisch werden alle passenden Nachversorger in der gewünschten Region adressiert. Mit Hilfe einer Zusage- und Absagefunktion haben die Nachversorger mit zwei Mausklicks die Möglichkeit, dem Pflegebedürftigen freie Kapazitäten anzubieten oder zumindest abzusagen. Auch das hilft enorm um den Prozess effizienter zu gestalten. Im Überleitgespräch können die Sozialdienstmitarbeiter mit der Informationsmappe arbeiten und gemeinsam mit den Patienten zielgerichtet die passende Einrichtung oder den passenden ambulanten Dienst wählen. Durch das beschriebene Vorgehen wird für alle Akteure Transparenz in Echtzeit geschaffen.
mednic.de: Ist die Lösung nur für große Klinikgruppen geeignet, oder können auch kleinere Krankenhäuser davon profitieren?
Schiller: Wir haben den Anspruch allen Akteuren, egal ob groß oder klein, Klinik oder Nachversorger Vorteile zu bieten. In vielen Gesundheitsregionen konnten wir auch mit kleineren Kliniken den Digitalisierungsprozess anstoßen, was auch sehr gut funktionierte. Trotzdem muss man sagen, dass große Kliniken den Vorteil haben, ein größeres Einzugsgebiet zu bedienen und so mehr Nachversorger zur aktiven Nutzung bewegen können. Letztlich wollen wir immer ganze Gesundheitsregionen schaffen, die sich Stück für Stück zu einer flächendeckenden Lösung im Entlassmanagement entwickeln. Je mehr Kliniken und Nachversorger in einer Region den Pflegeplatzmanager nutzen, umso besser funktioniert das System und umso höher ist der Nutzen für die Anwender und Betroffenen.
Deshalb unterstützen wir diesen Aufbau aktiv durch die Organisation und Durchführung von Netzwerktreffen in der Region. Hier investiert die Firma Pflegeplatzmanager GmbH sehr viel Zeit und Energie, da dies die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung des Digitalisierungsprojektes ist. Wir übernehmen dabei das Einladungsmanagement, die Organisation und die Durchführung des Netzwerktreffens. Nur so können wir unserer Meinung nach die Nachversorger abholen. Ganz getreu unserem Motto „Ein Netzwerk braucht Pflege“. Gerade durch das neue MDK-Reformgesetz haben alle Kliniken einen großen Bedarf an der transparenten Darstellung ihrer Bemühungen, da spielt die Klinikgröße eine untergeordnete Rolle.
mednic.de: Sind Sie auch schon auf skeptische Interessenten gestoßen, die das Verbesserungspotenzial anzweifeln? Wenn ja, was waren die hinterfragten Kriterien?
Schiller: Auf Klinikseite wird in der Regel die Anzahl an teilnehmenden Nachversorgern hinterfragt. Mit dem eben beschriebenen Vorgehen, der abgebildeten Vertragsinhalte und der Ausrichtung der Netzwerktreffen können wir diese Unsicherheit aber im Regelfall beseitigen. Außerdem haben wir eine sehr aktuelle Datenbank mit über 26.000 Datensätzen im Programm hinterlegt, das sind letztlich fast alle deutschen Pflegeakteure im ambulanten und stationären Sektor.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist häufig die Systemintegration in die jeweils vorhandenen KIS-Systeme der Kliniken. Hier haben wir den Vorteil, dass wir seit Beginn der Entwicklung auf Interoperabilität und Schnittstellentechnologie geachtet haben. Wichtig ist außerdem, dass der Datenschutz höchste Priorität genießt. Das geht für uns bereits damit los, dass die Server in Deutschland stehen und die pseudonymisierten Daten die deutschen Grenzen nicht verlassen. Aus diesem Grund kommen für uns amerikanische Anbieter, selbst wenn sich der Standort in Europa oder sogar in Deutschland befindet, im Gesundheitswesen nicht in Frage.
Unsicherheit im Nachsorgerbereich
Im Nachversorgerbereich besteht aktuell die größere Unsicherheit. Verständlich, haben die Pflegeanbieter momentan doch eine sehr komfortable Nachfragesituation. Deshalb sorgen sich die Anbieter zu Recht, ob Sie bei Anwendung einer solchen digitalen Plattformlösung Nachteile befürchten müssen. Dabei geht es beispielsweise um Kosten, Qualität und Gleichberechtigung. Was natürlich im Gesundheitswesen nicht sein kann, ist, dass passende Nachversorger nicht gleichzeitig angefragt werden. Aus diesem Grund lehnen wir jeglichen wertenden Eingriff in den Auswahlprozess ab und setzen das Patientenwunsch- und -wahlrecht konsequent um.
mednic.de: Wie werden die betroffenen Patienten in die Lösung eingebunden?
Schiller: Das wird durch den Sozialdienst umgesetzt. In einer Befragung von pflegebedürftigen Patienten kam heraus, dass sich die Betroffenen oder deren Angehörige doch häufig zu wenig unterstützt fühlen. Hier setzen wir mit unserer automatisiert erstellbaren Informationsmappe an. Mit Hilfe der Übersicht kann der Patient einen weitreichenden Einblick in das Leistungsangebot, die Kosten und die Philosophie der in Frage kommenden Nachversorger erhalten. Ein wichtiges Instrument um die Patienten aktiv in den Auswahlprozess einbeziehen zu können.
mednic.de: Gibt es bereits verschiedene Best-Practice-Beispiele?
Schiller: Ja die gibt es, wobei es auch darauf ankommt, was Sie unter Best-Practice verstehen. Im Hinblick auf die tatsächliche Anwendung der Plattform können wir immer wieder unsere Kliniken aus der Pilotphase nennen. Das Landkreis Mittweida Krankenhaus und das HELIOS Klinikum Aue nutzen den Pflegeplatzmanager weit über ein Jahr und stehen stellvertretend für mehrere Positivbeispiele in der Region. In Aue konnten wir im Januar 2020 durchschnittlich 1,35 Hilfeangebote pro Hilfegesuch anbieten. Ein tolles Ergebnis, wenn man sich vor Augen führt, dass die Nachversorger der Region im Jahresdurchschnitt eine Auslastung zwischen 93% bis 97% haben.
Ein weiteres Best-Practice Beispiel ist das Vorgehen im Bundesland Baden-Württemberg. Hier war es das Ziel der Baden-Württembergischen Krankenhausgesellschaft (BWKG) eine flächendeckende Lösung im Bereich Entlassmanagement zu schaffen. Vermieden werden sollte, dass ein Flickenteppich entsteht und so die Nachversorger künftig mehrere Systeme anwenden müssen. Deshalb hat die BWKG über mehrere Monate eine intensive Marktstudie betrieben, die auf dem Markt befindlichen Akteuren angehört und verglichen. Am Ende des Bewertungsprozesses entschied man sich für den Pflegeplatzmanager. Darauf bin ich sehr stolz, hat die BWKG doch nicht nur die Kliniken, sondern eben auch die Interessen der stationären und ambulanten Pflege, sowie der Rehakliniken im Blick.
Seit rund sechs Monaten besteht dieser Rahmenvertrag und es haben sich hier bereits über 50 Klinikstandorte zur Nutzung der Webanwendung Pflegeplatzmanager entschlossen. Gerade in den Regionen Stuttgart, Karlsruhe und Heilbronn war das Vorgehen der Kliniken beispielhaft. So wurde in Stuttgart unter Federführung der vier größten Kliniken gemeinsam zum Netzwerktreffen eingeladen. Ein Vorgehen, was sich im Ergebnis extrem positiv auf die Teilnehmerquote auswirkte. Bis zu 90 Prozent der Nachversorger nehmen in den genannten Ballungsgebieten jetzt aktiv am Pflegeplatzmanager teil.