Die humanitäre Organisation Ärzte der Welt e.V. Deutschland treibt ihre Digitalisierung weiter voran. Die technische Basis, um Prozesse effizienter und standardisiert zu gestalten, bildet jetzt die Prozessmanagement- Lösung CM des IT-Dienstleisters Consol.
In einem ersten Schritt optimierte man das Bewerbermanagement. Hier bestand Handlungsbedarf, da die Organisation jedes Jahr zahlreiche Bewerbungen von Interessenten aus dem In- und Ausland erhält. In der Vergangenheit wurden Bewerbungen über Outlook und weitere digitale Lösungen sowie durch persönliche Abstimmung unter den Jobverantwortlichen bearbeitet, was sich als sehr aufwändig erwies.
Mehr Effizienz bei Bewerbungen
Im Zuge der Digitalisierungsaktivitäten der Organisation sollten die bestehenden Prozesse gestrafft und im System digital abgebildet werden. Ein weiterer, wichtiger Faktor war das datenschutzkonforme Arbeiten mit den sensiblen Bewerberdaten.
Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Consol, der die Organisation bereits seit Jahren bei IT- Themen unterstützt, wurde eine Lösung für die Prozessoptimierung konzipiert. Zunächst wurden die konkreten Anforderungen ermittelt, um alle Prozessschritte bis zur „Einsatzreife“ abzubilden. Als technisches Fundament der neuen Prozesslandschaft fungiert die Digitalisierungsplattform Consol CM, die Anfang Juni 2021 in den Livebetrieb überführt wurde.
Rein digitale Bearbeitung
Stellenausschreibungen und Bewerbungen werden nun rein digital über die neue Plattform abgewickelt – vom Eingang einer Bewerbung über die Koordination der Vorstellungsgespräche bis hin zur Einstellung von künftig Mitarbeitenden.
Die Prozessmanagement-Software für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Consol CM bietet verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten für die Abdeckung unternehmens- oder branchenspezifischer Prozesse und unterstützt eine individuelle Prozessmodellierung. Die Prozessausführung erfolgt teil- oder vollautomatisiert. Durch offene Schnittstellen lässt sich die Lösung in bestehende IT- Landschaften integrieren.
Verbesserter Datenschutz
Die neue Lösung ermöglicht der Organisation datenschutzkonformes Arbeiten, sowie eine bessere Übersicht und Nachvollziehbarkeit. Die Mitarbeiter profitieren von strukturierten und dokumentierten Prozessabläufen. Ein weiterer Pluspunkt der Consol-Lösung ist das CM-Modul „EBIA“ (Embedded Business Intelligence and Analytics). Es unterstützt die Organisation dabei, Kennzahlen und Reports auf Knopfdruck zu erhalten. In der Vergangenheit musste sie für Auswertungen Excel-Listen nutzen.
Ärzte der Welt will den eingeschlagenen Digitalisierungsweg weiter fortsetzen und sukzessive weitere Prozesse mit Consol CM umsetzen. Konkret in Planung ist eine digitale Personalakte, die alle personalrelevanten Prozessschritte vom On- bis Offboarding umfasst.