Durch die Corona-Pandemie vorgeschriebene Besuchsregelungen stellen Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen vor Herausforderungen, insbesondere bei der Eingangskontrolle. Eine Software soll hier für Abhilfe sorgen.
Der Software-Spezialist Xitaso hat dafür die digitale Lösung „Planfox Besuchsmanagement“ entworfen und beispielsweise im Universitätsklinikum Augsburg erfolgreich implementiert. Für das Krankenhauspersonal bedeutet dies eine deutliche Entlastung bei der Eingangssituation, die Vorab-Anmeldung von zuhause aus führt zu einem schnelleren Check-in und damit zu kürzeren Warteschlangen am Eingang.
Der Empfang wird zur Einlasskontrolle, alle Besuche müssen lückenlos und DSGVO-konform dokumentiert werden. Sollte eine Infektion eintreten, müssen die Besuchsdaten umgehend ausgewertet werden. Herausforderungen, die mit traditionellen Papier-Prozessen kaum beherrschbar sind.
Besuchsmanagement neu organisiert
Das Universitätsklinikum Augsburg umfasst insgesamt 23 Kliniken und drei Institute – mit über 6000 Mitarbeitern ein großes Haus. Pflegedirektorin Susanne Arnold schätzt deshalb die digitale Lösung sehr: „Die Bedienung ist einfach und erleichtert die Arbeit am Empfang nachhaltig. Das bringt auch mehr Komfort für unsere Besucher. Wir haben mit der Planfox-Lösung unser Besuchsmanagement neu organisiert.“
Mit dem Planfox Besuchsmanagement können sich Besucher von zuhause aus oder von unterwegs über eine einfache Oberfläche online voranmelden und erhalten einen QR-Code aufs Smartphone oder zum Ausdrucken. Die Daten sind dann beim Eintreffen an der Pforte bereits im System vorhanden. Dieses „Eingangsticket“ beschleunigt den Vorgang und verkürzt die Wartezeit für die Besucher. Eine Anmeldung ohne eigenes Mobilgerät bleibt vor Ort möglich.
Die Arbeit mit Papierstapeln sowohl bei der Erfassung als auch bei der Archivierung entfällt. Das entlastet das Empfangsteam. Da die Daten digital gespeichert sind, ergeben sich vielfältige Auswertungsmöglichkeiten und Darstellungen der Daten nach Suchkriterien. So sind zum Beispiel schnell alle Besuche pro Patient und pro Zimmer einsehbar, wie es im Infektionsfall nötig wird. Durch die optionalen Schnittstellen mit dem Krankenhausinformationssystem und der Benutzerverwaltung integriert sich Planfox in die IT-Landschaft der Einrichtung und verhindert so Datenredundanz und Pflegeaufwand.
Die Lösung kann in der ISO 27701-zertifizierten Cloud oder der IT-Landschaft beim Kunden vor Ort installiert werden. Bei beiden Varianten werden alle Daten sicher und DSGVO-konform verarbeitet.