Das Diakonische Werk in Recklinghausen will sich von Microsoft Excel weitgehend verabschieden. Das Berichtswesen und die Planungsprozesse werden künftig mit der Business Intelligence (BI) Software des Anbieters Prevero gestaltet.
Erforderlich wurde die Neu-Ausrichtung, da die bis dato genutzte FiBu-Lösung auf SQL umgestellt wurde und dadurch das Berichtswesen nicht mehr wie gewohnt machbar war. Darüber hinaus habe man sich von Excel weitestgehend verabschieden wollen und nach einem intuitiv bedienbaren und gleichzeitig integrierten Tool gesucht, das automatisiert auf die Datenbank zugreifen und die unterschiedlichsten Berichte erstellen könne.
Begonnen hatte die Suche nach einem BI-Softwareanbieter Ende 2015 auf einem Barc-Kongress in Würzburg, knapp vier Monate später war die Entscheidung gefallen. Insgesamt waren vier Anbieter in der engeren Auswahl, die alle den gleichen Forderungskatalog und Daten der Diakonie bekommen hatten mit der Bitte, diese in ihre jeweilige Software einzupflegen und die Ergebnisse zu präsentieren. Das Resultat war eine Short List von zwei Anbietern; nach einem sich anschließenden Referenzbesuch fiel die Entscheidung für Prevero.
1.000 Excel-Sheets, 800 Kostenstellen, fünf Controller
Dirk Schneidereit, Mitarbeiter Finanzen und Rechnungswesen bei der Diakonie im Kirchenkreis Recklinghausen: „Der bisherige Planungsprozess mit Excel hat fünf Controller für die Dauer von vier bis sechs Wochen komplett eingebunden. Dabei wurden jeweils rund 1.000 Excel-Sheets, in denen 800 Kostenstellen bearbeitet wurden, an 44 Dienststellenleitungen drei- bis viermal hin- und hergeschickt, ehe das Ergebnis feststand.“ Der Aufwand sei enorm gewesen; die Diakonie rechnet nun mit einer Zeitersparnis von rund 50 Prozent, allein die Aufbereitung der Excel-Unterlagen habe jeweils zwei Wochen in Anspruch genommen.
Im ersten Schritt will man die Planungsprozesse und das Berichtswesen in die neue Prevero-Lösung übernehmen, in einem weiteren Schritt sind Kennzahlen sowie die Personal- und Wirtschaftsplanung aller Bereiche vorgesehen.
Umfangreicher Umstieg
Schneidereit: „Wir beschäftigen 1.700 Mitarbeitende, und jeder wird einzeln geplant, weil unterschiedliche Faktoren einfließen. In Altenheimen beispielsweise wird rund um die Uhr gearbeitet, da fallen Zeitaufschläge und Freizeitausgleiche an, während eine Beratungsstelle ganz normal von acht bis 17 Uhr geöffnet hat. Die Anforderungen an die Personalplanung und -abrechnung sind sehr vielfältig.“
Überzeugen konnte Prevero unter anderem mit seinem Gesamtkonzept, aber auch der Self-Service-Aspekt und die Oberflächenstruktur haben Zuspruch gefunden. Alexander Hein, Leiter des Geschäftsbereichs Large and Medium Enterprises bei Prevero, ist von der Leistungsfähigkeit seiner BI-Lösung überzeugt: „Die zeitliche Entlastung wird deutlich spürbar sein, der Wegfall der vielen Excel-Arbeitsmappen und das automatisierte Berichtswesen werden eine große Erleichterung darstellen. Das Feedback, das wir bisher bekommen haben, ist durchweg positiv.“