Die Corona-Krise hat viele Schwachstellen im Gesundheitswesen offenbart. Arztpraxen waren teilweise mit dem erhöhten Patientenaufkommen überfordert oder litten massiv unter dem Wegbleiben von Patienten. Digitale Lösungen können beitragen, die Abläufe in Arztpraxen effizienter zu gestalten , so mednic Gastautor Michael Scherbaum, Bereichsleiter Leitsysteme & Industrie bei der Schauf GmbH. Auch nach der Corona-Krise.
Gastbeitrag von Michael Scherbaum
Egal ob beim Zahnarzt, beim Kinderarzt oder beim Hausarzt: Überfüllte Wartzimmer und lange Wartezeiten sind ein Ärgernis. Für Patienten genauso wie für das Praxispersonal. Ungeduldige Patienten und ein hoher Lärmpegel im Wartebereich zerren an den Nerven aller Beteiligten. Durch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Maßnahmen kommt ein weiterer Aspekt hinzu: die Sicherheit.
In vielen Arztpraxen ist es auf Grund der räumlichen Gegebenheiten nur schwer möglich, die Abstandsregeln im Wartezimmer ab einer bestimmten Anzahl an Patienten einzuhalten. Dies hat dazu geführt, dass Patienten aus Angst vor Ansteckung Termine abgesagt oder gar nicht erst vereinbart haben. Die Folge waren leere Wartezimmer. Strömten durch akute Symptome zu viele Patienten gleichzeitig in eine Praxis, musste das Praxispersonal sie, wenn körperlich möglich, zum Beispiel zum Spazierengehen auffordern, um die Abstandsregeln einhalten zu können. Beides ist für eine effiziente Patientenversorgung und einen reibungslosen Praxisablauf nicht förderlich. Aber auch ohne Corona lassen sich Abläufe in der Praxis mit Hilfe digitaler Lösung einfach und effizient optimieren. Davon profitieren am Ende alle Beteiligten.
Online Terminbuchung- und verwaltung
Die meisten Arztbesuche beginnen mit der Terminvereinbarung. Bereits hier, am ersten Berührungspunkt zwischen Praxis und Patient, lassen sich Patientenströme einfach und effizient steuern. Mit Hilfe eines Online-Terminbuchungs- und -verwaltungs-Tools kann jeder Patient vorab über die Webseite der Praxis einen Termin buchen.
Da vor allem ältere Patienten nach wie vor lieber das Telefon zur Terminvereinbarung nutzen, kann auch das Praxispersonal vor Ort ein solches Tool nutzen, um die telefonische Terminvereinbarung zu digitalisieren. Die jeweilige Software berechnet dann freie Termine und die Termindauer automatisch. Dadurch lässt sich gezielt eingrenzen, wie viele Menschen zu gleicher Zeit in den Räumlichkeiten anwesend sind. Zudem minimiert und verhindert die Online-Terminvergabe Wartezeiten und sorgt für effiziente Prozesse. Vor allem in Zeiten von Corona ist dies ein wertvoller Beitrag zur gefühlten Sicherheit der Patienten sowie zur tatsächlichen Einhaltung der geltenden Regeln.
Da es solche Tools auch als flexibles Mietmodell gibt, sie ganz einfach vor Ort installiert und auch über die Cloud genutzt werden können, ist der Aufwand der Installation für die Praxis gering. Besonders für kleinere Arztpraxen mit kleinen Räumlichkeiten ist dies ein wertvoller Beitrag zur Begrenzung der Anzahl anwesender Patienten. Größere Praxen, zum Beispiel Gemeinschaftseinrichtungen von mehreren Medizinern und Fachrichtungen, profitieren von einer Vereinfachung der Terminplanung und einem effizienteren Praxismanagement. Denn lässt sich gezielt ein Termin mit dem eigenen zuständigen Arzt vereinbaren.
Patienten ohne Termin
Viele Patienten kommen ohne Termin in die Praxis, vor allem in Notfällen oder für Krankschreibungen. In diesem Fall bieten sich Lösungen an, die den Zutritt zu den Praxisräumen regulieren. Es gibt beispielsweise Patientenaufrufanlagen, die mit einfachen Anzeigen wie „Bitte warten“ oder „Bitte eintreten“ dabei helfen, das Patientenaufkommen in der Praxis zu regulieren. Es ist sehr einfach zu bedienen, regelt effektiv den Patientenandrang und unterstützt so bei der Einhaltung der aktuell gesetzlichen Corona-Auflagen. Je nach räumlichen Gegebenheiten kann so die Anzahl an Personen gezielt gesteuert werden. Ist die maximale Menge an Patienten im Wartezimmer erreicht, wird die Anzeige per Knopfdruck auf „Bitte warten“ gestellt. Verlassen einer oder mehrere Patienten das Wartezimmer und gehen in den Behandlungsraum, wird die Anzeige auf „Bitte eintreten“ umgestellt.
Sollte also die Anzahl der Patienten, die mit Termin vor Ort sind, durch unerwartete spontan Besuche von Patienten ohne Termin erhöht werden, kann man ganz einfach per Knopfdruck die Anzahl der Personen in der Praxis steuern. Bei den meisten Anlagen sind eine digitale Anzeigetafel, ein Bedienpult, ein Steckernetzteil sowie eine Halterung im Umfang enthalten. Sie bieten also ein Rundum-Paket, das einfach zu installieren und steuern ist und effizient dazu beiträgt, die Personenanzahl in der Praxis zu regulieren.
Patienten automatisiert aufrufen
Um den Patientenfluss vom Wartezimmer ins Behandlungszimmer zu lenken, ohne dass die medizinischen Fachangestellten ständig durch die Räume laufen müssen, bieten sich digitale Aufrufsysteme an. Dabei erhalten Patienten ein Ticket, in der Regel eine einfache Nummer. Damit werden sie anschließend anonymisiert aufgerufen und weitergeleitet.
Vor allem in größeren Praxen mit mehrstufigen Untersuchungen und Behandlungen lässt sich dadurch der Patientenfluss zügiger und effizienter gestalten. Der Patient wird über das angeschlossene Anzeigesystem jederzeit über den Status seines Tickets informiert – so kommt der Patient zufrieden in die Sprechstunde. Über die Monitore können Multimediainhalte zur Überbrückung der Wartezeit angezeigt werden. Auch das trägt zur Entspannung im Wartezimmer bei. Um dort die Abstandsregeln einhalten zu können, ist es beispielsweise auch möglich, jedem Patienten seinen festen Platz zuzuweisen. So weiß der Patient jederzeit, was Sache ist: Wo sitze ich im Wartezimmer, wann komme ich dran und wo muss ich hin, wenn ich dran bin. Die Prozesseffizienz in der Praxis wird gesteigert, ohne dass das Personal einen größeren Aufwand hat. Und auch die Gemütslage des Patienten kann dadurch profitieren, dass er immer über seinen Status im Bilde ist.
Fazit
Ein effizientes Praxismanagement ist eine hohe Kunst. Die Corona-Krise hat seine Wichtigkeit noch einmal auf die Agenda gehoben. Digitale Lösungen, etwa eine intelligente Online-Terminvergabe, einfache Aufrufsysteme sowie umfangreichere Patientenaufruf- und Leitsysteme können das Praxismanagement vereinfachen und dabei helfen, die Vorgaben einzuhalten. Dadurch profitieren am Ende Patienten und Personal – auch nach Corona: Die nächste Grippewelle kommt bestimmt.