Software-Tools unterstützen Kliniken und Pflegeeinrichtungen dabei, für alle aktiven Medizinprodukte vorschriftsgemäß ein Bestandsverzeichnis zu führen. Prüf- und Wartungstermine bleiben im Blick.
Das Wartungsmanagement in Kliniken und Pflegeeinrichtungen ist zeitaufwändig und nicht zu unterschätzen. Laissez-faire ist hier keine kluge Strategie, denn dadurch kann eine Einrichtung schnell in gesetzliche Konflikte geraten. So ist es nach gültiger Gesetzeslage erforderlich, für alle aktiven Medizinprodukte ein entsprechendes Bestandsverzeichnis zu führen.
Darüber hinaus ist es ebenso erforderlich, die Prüf- und Wartungstermine für die medizinischen Geräte im Blick zu behalten. Viele medizinische Geräte müssen jederzeit hundertprozentig funktionstüchtig sein. Dies setzt eine regelmäßige Wartung und Instandhaltung dieser Geräte voraus.
Überblick über sämtliche Gerätschaften
Das ist keineswegs trivial, wenn man sich die Vielzahl der Medizinprodukte vor Augen führt: Das Inventar reicht in der Regel von Kleindiagnostikgeräten oder Blutdruckmessgeräte über größere Produkte wie OP-Tische oder Ultraschallgeräte bis hin zu ganzen medizinischen Einrichtungen, wie etwa Kreißsaal-Ausstattungen. Um bei der Erfassung und Instandhaltung unnötige Redundanzen zu vermeiden, ist es zunächst wichtig, sich einen vollständigen Überblick über sämtliche medizinische Gerätschaften und Einrichtungen innerhalb des Krankenhauses sowie in den einzelnen Stationen zu verschaffen.
Die in Heusenstamm (Südhessen) ansässige Unternehmensberatung Hoppe bietet für diese Aufgaben zwei Software-Lösungen an. Die Softwarelösungen werden seit Jahren in etlichen Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen erfolgreich eingesetzt. Die Inventarisierungssoftware und der Wartungsplaner sind bereits seit mehr als 20 Jahren auf dem Markt.
Inventargut mit Bild, Film oder Sprachaufnahme
Mit dem Inventarisierungsprogramm in Kombination mit weiteren Tools für das Scannen von Barcodes können Anwender im erheblichen Maße den Aufwand bei der Inventarisierung reduzieren. Mit Blick auf eine einfache Erfassung von Barcodes hat die Unternehmensberatung eine App für iOS und Android entwickelt. Zu jedem erfassten Inventargut können die Anwender ein entsprechendes Bild, einen Film oder eine Sprachaufnahme beifügen. Des Weiteren lassen sich auch Geo-Daten erfassen. Auch steht eine umfangreiche Auswahl an Im- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien zur Verfügung.
Die Inventarisierung-Software verschafft mit Blick auf anstehende Prüfungen einen schnellen und komfortablen Überblick über das gesamte medizinische Inventar. Es bietet auch die Möglichkeit Anschaffungszeitpunkte, Garantiefristen, Anschaffungswert, eventuelle Reparaturen, Historie und den Aufenthaltsort (Stationen – Räume, Personen) zu erfassen. Die Kosten für eventuell erforderliche Ersatzbeschaffungen sind somit genauer kalkulierbar. Auch der Gesamtwert der medizinischen Geräte und Einrichtungen kann leicht ermittelt werden.
Prüffristen für medizinischen Geräte
Um darüber hinaus auch die Prüf- und Wartungstermine für die medizinischen Geräte im Blick zu halten, kann der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung entsprechend unterstützen. Die erfassten Inventargüter aus dem Inventarisierungs-Tool können hierbei über eine Schnittstelle lückenlos in den Wartungsplaner importiert und als zu prüfende Objekte verwaltet werden.
Die Software kann alle Bereiche und Prozesse der Wartung in einem System abbilden und sämtliche Prüftermine und Vorschriften verwalten. Die Prüfberichte werden dokumentiert und historisiert. Dies gewährleistet eine rechtssichere Dokumentation. Das vereinfacht Audits und Kontrollen durch die Aufsichtsbehörden.
Die richtigen Zeitpunkte für Wartungen und Reparaturen können vorausschauend geplant werden, ausgeführte und anstehende Prüfungen bleiben im Blick. Darüber hinaus können auf Grundlage der Prüfberichte entsprechende Wartungsaufträge generiert werden. Alle wichtigen Dokumente, wie Bedienungsanleitungen, Arbeitsanweisungen, Wartungspläne, usw. können als PDF im System hinterlegt werden.
Der Anwender wird durch spezielle Erinnerungsfunktionen an die Prüf- und Wartungstermine kontinuierlich erinnert. Auch eine effektive Ressourcenplanung und Bestandsführung des Ersatzteilmanagements im Rahmen der Objektverwaltung ist durch das Wartungsprogramm möglich. Erforderlichenfalls kann der Wartungsplaner auch die Wartungskosten pro Objekt auswerten.