Rehaklinik optimiert Output-Management

Die Deegenbergklinik in Bad Kissingen (Foto: Deegenbergklinik/Oki Systems).

In der Deegenbergklinik dreht sich alles darum, wieder fit zu werden: Patienten mit Stoffwechselstörungen, aber auch mit Herzleiden oder orthopädischen Erkrankungen können sich hier aktiv erholen und behandeln lassen. Sie finden einen neuen Zugang zur eigenen Ernährung und erhalten Tipps, wie sie Bewegung und Sport auch nach dem Klinikaufenthalt in ihren Alltag einbauen können. Doch nicht nur die Patienten bedürfen hier der Rehabilitation, auch das Output Management der Klinik verlangte dringend nach einer Rundumerneuerung. Schnell fiel die Wahl auf Drucker und Multifunktionssysteme von Oki.

In der Deegenbergklinik in Bad Kissingen kümmern sich 189 Mitarbeiter um über 4.500 Patienten pro Jahr. In der Klinik herrscht rege Geschäftigkeit, damit die Patienten die benötigte Erholung finden. Eine Mitarbeiter-Projektgruppe  – bestehend aus einem IT-Ingenieur, einem Programmentwickler sowie der Assistentin der Geschäftsleitung, MBA Dorothea Deeg –  hatte die Aufgabe, sich um die geplante Neuaufstellung des Output-Managements zu kümmern. Insgesamt legte die Deegenbergklinik großen Wert darauf, dass die Anforderungen und das Know-how von möglichst vielen Mitarbeitern mit berücksichtigt wurden: „Unser großes Ziel war eine Arbeitserleichterung für alle Beteiligten“, beschreibt Deeg die Projektausschreibung.

Vereinfachung durch Vereinheitlichung

Früher waren bis zu 30 verschiedene Drucker, Kopierer und Scanner unterschiedlicher Hersteller an der Rezeption, in der Verwaltung, in den Arztzimmern und Therapeutenbüros sowie in der Küche im Einsatz. Alle diese Geräte benötigen unterschiedliches Verbrauchsmaterial, das zentral über einen externen Dienstleister besorgt und bezogen wurde. Als dessen Vertrag auslief, sah man den richtigen Moment gekommen, um die Gerätelandschaft zu vereinheitlichen und das Management der Verbrauchsmaterialien neu aufzusetzen. Die Lagerhaltung für die vielen verschiedenen Verbrauchsmaterialien war aufwändig und brauchte zu viel Platz. Ersatzbestellungen wurden händisch beauftragt und benötigten sehr viel Zeit.

Deeg schildert die damalige Situation: „Zunächst musste der Mitarbeiter feststellen, dass der Drucker neuen Toner benötigt, weil die Leistung nicht mehr ausreichend war. Dann füllte er eine Bestellung aus. Die Bestellung ging ans Lager, von dort wurde sie an unseren ehemaligen Dienstleister geschickt. Die Sendung kam im Zentrallager an, wo jemand den Besteller ausfindig machen musste. Dann erst kam es zur Auslieferung und schlussendlich zum Austausch. Das Ganze dauerte pro Bestellung mindestens 30 Minuten und war damit viel zu umständlich und zeitintensiv. Zudem waren unsere Druckkosten in schwindelerregende Höhen gestiegen“. Es war also höchste Zeit, etwas zu ändern und der Weg war klar: Es sollten Drucker und Multifunktionsgeräte aus einer Hand mit einem automatisch hinterlegten Bestellprozess für Verbrauchsmaterial sein.

Drucker und Multifunktionssysteme aus einer Hand

„Insgesamt haben wir uns vier Anbieter angeschaut“, erinnert sich Deeg, „die Entscheidung für Oki ging Hand in Hand mit unserer Entscheidung für den Händler“. Das Bürocenter Langer ist ein renommiertes Traditionsunternehmen in Bad Kissingen. Da Langer sowohl Premium- als auch Service-Partner des Herstellers ist, nahm Oki an der Projektausschreibung teil und konnte schlussendlich die Deegenbergklinik von seinen Produkten und Konditionen überzeugen. Neben den üblichen Anforderungen an Ökonomie und Ökologie der Geräte gab es dabei noch einige spezifische Anforderungen: „Im Klinikalltag hilft uns eine Scan-to-Word-Funktion enorm weiter“, erläutert Dorothea Deeg das Anforderungsprofil an die Multifunktionssysteme. „Wenn wir statt eines Bildes ein Worddokument von einem Scan erhalten, können wir es unkomplizierter in die elektronische Patientenakte einbauen. Oki war sofort in der Lage, uns diese nützliche Funktionalität anzubieten. Das war ein klarer Pluspunkt“, so Deeg weiter. Man entschied sich für einen All-in-Mietvertrag bei dem sämtliche Leistungen – wie Verbrauchsmaterialien, Service und Lieferung – enthalten sind. Mit diesen Konditionen profitiert die Rehabilitationsklinik in Zeiten mit sehr hohem Druckaufkommen von erheblich niedrigeren Kosten im Vergleich zur bisherigen Lösung.

Nicht nur die Druckkosten sind gesunken: Insbesondere die hohe Zeitersparnis bei den Mitarbeitern – dank des effektiven Bestellprozesses und kurzer Arbeitswege –  schlägt deutlich zu Buche. Zugriff auf Drucker haben nur berechtigte Mitarbeiter und das auch nur auf vordefinierte Geräte beziehungsweise deren Ersatz, falls ein Gerät ausfallen sollte. Die Standardeinstellung für Druckaufträge ist mittlerweile überall schwarz. Das hilft dabei, im vertraglich vereinbarten Mengenkontingent zu bleiben.

Bequemer Toneraustausch für optimalen Workflow

Heute meldet jeder Drucker automatisiert bei Oki Bedarf an Verbrauchsmaterialien und nutzt dazu individuell vordefinierte Einstellungen. Die Bestellung wird abgesetzt, der EDV-Mitarbeiter wird per automatisierter Mail darüber informiert, der Toner wird über einen Lieferservice zu Händen des Gerätenutzers direkt ins richtige Büro geliefert. Das alles geschieht bereits, bevor der Toner vollständig verbraucht ist. „Das ist ungemein effizient und macht uns das Leben viel leichter – der Arbeitsaufwand bei der Bestellung fällt damit zu 99,9 Prozent weg“, freut sich Dorothea Deeg. „Der Austausch ist wirklich simpel; trotzdem haben wir allen eine Schulung gegeben und jetzt klappt es auch, dass sich jeder selbst um seinen Drucker kümmert“, erläutert Deeg.

Damit werden für den EDV-Kollegen und sie Zeitressourcen frei, die sie für Wichtigeres einsetzen können. „Besonders gut finde ich auch, wie der Toner-Austausch gelöst ist. Es entsteht praktisch kein Müll, denn der alte Toner kommt in den Beutel und die Kartonage des neuen. Die Kartonagen werden in unserem Zentrallager gesammelt und in regelmäßigen Abständen von Oki abgeholt, wo man sie einem nachhaltigen Recycling-Prozess übergibt. Wir haben so keinerlei Arbeit damit und gleichzeitig ein reines Umweltgewissen.“

Zeit und Geld gespart

Innerhalb von nur drei Tagen wurden die neuen Geräte im laufenden Betrieb installiert. Während die Hardware-Implementierung inklusive Netzanbindung schnell und problemlos funktionierte, dauerte es eine Weile, bis auch die Software rund lief: „Ich merkte erst mit der Zeit, dass die Reportings nicht übereinstimmten. Wir nutzen nun das so genannte Print Supervision System, also ein Controlling System, das Daten übermittelt, wie zum Beispiel, wer an welchem Gerät wieviel druckt. Gleichzeitig laufen die Bestellprozesse automatisiert ab. Erst nach Wochen fiel mir auf, dass die Angaben aus den täglichen Reportings nicht zu denselben Ergebnissen führten wie die Daten aus den automatisierten Reportings“, erklärt Deeg das Dilemma. Dazu wurde von Oki die Software justiert.

„Man hat sich sofort darum gekümmert und das Problem zügig beseitigt. Schnell klappte es dann auch einwandfrei mit dem Controlling, mit den Geräten läuft alles rund und wir sparen deutlich an Zeit und Geld – kurz und knapp: Wir sind vollauf zufrieden“, fasst Dorothea Deeg für die Deegenbergklinik das Projektergebnis zusammen.