Radiologen digitalisieren mit ERP-System

ERP-System
Mit dem ERP-System steuert die Verwaltung zentral das gesamte Bestellwesen – auch die Beschaffung und Wartung von MRT-, CT- und Röntgengeräten. (Foto: blikk-Holding GmbH)

Mehr Zeit für Patienten – weniger Aufwand für die Administration. Dieses Vorhaben hat die blikk-Gruppe realisiert, ein Verbund von rund 30 Radiologie-Praxisstandorten. Ein ERP-System unterstützt die Praxen und die Verbundzentrale: von der Materialbestellung bis zur Patientenabrechnung.

Von Wolfgang Kühn

Der Einsatz sinnvoller digitaler Prozesse lässt in vielen Praxen und Kliniken noch immer zu wünschen übrig. Der Digitalisierungsreport 2019 „Der digitale Patient im deutschen Gesundheitswesen“ legte offen, dass dies sowohl auf die digitalen Angebote für Patienten als auch auf die internen Abläufe in den Praxen und Kliniken zutrifft. 

Mit Beginn der Corona-Pandemie im Januar vergangenen Jahres nahm im Verlauf der vergangenen zwölf Monate in vielen Unternehmen, Verwaltungen, aber auch in Praxen und Kliniken die Digitalisierung der Arbeitsprozesse deutlich zu. Vor diesem Hintergrund und den Folgen der Corona-Pandemie auf die Digitalisierung in der Medizin, startete der Digitalverband Bitkom zusammen mit dem Hartmannbund im November 2020 eine Umfrage unter mehr als 500 niedergelassenen und Klinik-Ärzten. Anfang Februar wurde das Ergebnis präsentiert. Dabei kamen die Initiatoren zu dem Schluss: „Die Digitalisierung der Gesundheitsvorsorge hat in den vergangenen Monaten große Fortschritte gemacht – durch neue politische Initiativen, aber auch durch die Corona-Pandemie. Gleichwohl sei die Ärzteschaft gespalten, wenn es um den Einsatz digitaler Technologien im medizinischen Alltag gehe (mehr dazu: mednic vom 2. Februar 2021).

Zeitintensive Aufgaben effizienter organisieren

Ganz anders bei der blikk-Gruppe, einem Radiologie-Verbund mit mehr als 1.000 Mitarbeitern an rund 30 Praxisstandorten in Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Hamburg und Berlin. Dort hat man schon vor etwa zwei Jahren erkannt, dass zeitintensive Tätigkeiten wie Verwaltungsaufgaben, Bestellprozesse für Sprechstunden- und Praxisbedarf oder Büro- und IT-Verbrauchsmaterial, Beauftragung und Administration von Geräten und nicht zuletzt Abrechnungen von KV-, Privat-, Stationär- und BG-Patienten mit digitaler Unterstützung weitaus effizienter organisiert und kostensparender abgewickelt werden können. „Das war schon ein ordentliches Stück Arbeit“, stellt Einkaufsleiter Peter Maslo fest, der als Projektverantwortlicher mit der Implementierung und Umsetzung der neuen digitalen Prozesse in der zentralen Verwaltung der blikk-Holding in Dortmund verantwortlich ist.

Web-Shop für Praxen und Kliniken

Ungeachtet der Größe der blikk-Gruppe hat er es mit seinem Team geschafft, die administrativen Aufgaben der Verwaltung durch die Einrichtung eines Web-Shops für Praxen und Kliniken zu reduzieren. „Mit der Implementierung des Enterprise-Ressource-Planning-Systems MKS Goliath.NET (ERP), der MKS AG aus Friedrichshafen, sind die Standorte in der Lage, eigenständig Bestellungen aufzugeben, was sowohl ihnen, als auch der Verwaltung viel Zeit einspart“, erklärt Maslo den Nutzen des neuen digitalen Systems. So dient das ERP-System unter anderem der Planung, Steuerung und Verwaltung von Betriebsmitteln und Material ebenso wie der Steuerung unternehmerischer und betrieblicher Abläufe. 

Mithilfe des neuen Web-Shops haben mittlerweile alle blikk-Standorte die Möglichkeit, ihren Materialbedarf eigenständig, mit einer Bestellanforderung (BANF) zu ordern. Bei Bedarf eines neuen Produktes aktiviert die BANF gleichzeitig den Genehmigungs- und Bestellprozess.

System-Einführung in 18 Monaten

Für die Vorbereitungen, die Implementierung und die Einarbeitung der Mitarbeiter benötigte das Team um Maslo rund 18 Monate. „Die Sisyphusarbeit hat sich für alle gelohnt. Sowohl für die Mitarbeiter in den Praxen und Kliniken als auch für die Mitarbeiter in der Verwaltung – und vor allem die Prozessabläufe“, so Maslo. Ziel der ERP-Einführung war und ist es, das gesamte Bestellwesen über die Verwaltung der blikk-Gruppe – vom Büromaterial über Praxisbedarf bis hin zum Kauf von MRT-, CT- oder Röntgengeräten sowie der Gerätewartung – zu zentralisieren und gleichzeitig so effizient wie möglich zu organisieren.

Peter Maslo
Peter Maslo, Einkaufsleiter der blikk-Gruppe: „Wir bieten die Basis für reibungslose operative Abläufe in den Praxen, damit unsere Radiologen sich ausschließlich der Diagnose und Betreuung der Patienten widmen können.“ (Foto: blikk-Holding GmbH)

„In der Vergangenheit haben die einzelnen Gesellschaften auch ihre Großgeräte selbst geordert und die Wartungsverträge abgeschlossen, was es häufig schwierig machte, Bestellprozesse nachzuverfolgen. Durch das neue System fällt die Suche nach Abläufen weg und erspart uns viel Zeit“, berichtet der Einkaufsleiter. Doch nicht nur die zentrale Verwaltung der Wartungsverträge ist für Maslo ein wichtiges Feature der ERP-Softwarelösung, sondern die Gerätewartung selbst. Zu Jahresende wird es möglich sein, dass bei Störungen, die aus den Praxen an das Portal gemeldet werden, die Techniker bei planbaren Wartungszyklen auf die komplette Gerätehistorie zurückgreifen können.

Einheitliches Web-Portal hat oberste Priorität

„Für unsere mittlerweile rund 30 Praxisstandorte benötigten wir ein ERP-System, das allen Ansprüchen und Anforderungen entspricht und der gesamten blikk-Gruppe effizientes Arbeiten gewährleistet, also eine Lösung, die für die Strukturen eines mittelständischen Unternehmens geeignet ist.“ Damit waren große, komplexe Softwarelösungen wie die von SAP schon mal ausgeschlossen. Denn Maslo, der 2017 zur Ranova, einer Gründungsgesellschaft der blikk wechselte, kannte sich durch seine frühere Tätigkeit bei einem großen Unternehmen bereits mit der Komplexität von SAP-ARIBA aus. Neben der Frage nach dem geeigneten ERP-System stand für den Projektleiter vor allem die Entwicklung eines einheitlichen Web-Portals im Fokus. Darüber sollen alle Praxen zu gleichen Konditionen ihren kompletten Praxis-, Sprechstunden- und Bürobedarf sowie alle notwendigen Materialien für die Geräte bestellen können.

Shop-Lösung reduziert Arbeitsaufwand massiv

Seit Anfang 2021 können mit der Freischaltung des Web-Shops die Praxen online ihre Artikel aufrufen und ordern. Zugleich wurden neben dem reinen Bestellsystem auch die weiteren Liefer- und Fakturierungsprozesse integriert, wie beispielsweise Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Allein damit konnteder Arbeitsaufwand um 50 bis 60 Prozent reduziert werden, berichtet Maslo. Außerdem bietet die Einbindung in das ERP-System von MKS der zentralen Verwaltung jederzeit Einblick und Zugriff auf die Artikelstammdaten, Lieferantenstammdaten, Einkaufvolumina, Bestellabläufe, Fakturierungsprozesse und auf alle anderen relevanten Daten; auch der Integration des gesamten Bezahlprozesses.

Schlanke Prozesse – mehr Zeit für Patienten

Als „zentrale Verwaltung“ ist die Holding unter anderem für die Organisation des Personalwesens, die IT in den Praxen, den Einkauf für die Standorte und für das zentrale Rechenzentrum verantwortlich. „Letztendlich bieten wir die Basis für reibungslose operative Abläufe in den Praxen, so dass unsere Radiologen sich ausschließlich der Diagnose und Betreuung von Patienten widmen können, erklärt Maslo im Gespräch mit mednic. Mit der Life-Schaltung des Web-Portals, der eine halbjährige Probephase vorausging, ist für Peter Maslo ein elementarer Teil abgeschlossen: „Denn jetzt verfügen wir über schlanke Arbeitsabläufe im Einkauf bis hin zur Rechnungsprüfung, Finanzbuchhaltung und Zahlung.“

Michael Kempf, Vorstandsvorsitzender MKS AG
Michael Kempf, Vorstandsvorsitzender MKS AG: „Der Handlungsdruck, die Digitalisierung der Prozesse voranzutreiben, wird in Praxen, MVZ und auch Kliniken immer größer.“ (Foto: MKS)

Unabhängig davon sei mit den Projektverantwortlichen von MKS vereinbart worden, dass sukzessive weitere neue Features hinzukommen würden, beschreibt Peter Maslo die Zusammenarbeit und führt weiter aus: „Zum Beispiel bei der weiteren Digitalisierung der zentralen Verwaltung bis hin zu Honorarabrechnungen, für medizinische Leistungen bei KV-, Privat-, Stationär- und BG-Patienten, die ins ERP-System übernommen werden sollen“. Doch davor plant das blikk-Einkaufsteam die Bestellanforderungen für „werthaltige Dinge wie Büro-, IT-, beziehungsweise Praxismobiliar zu digitalisieren“.

Endlich weg vom Fax und hin zum Web

Überzeugt ist Maslo davon, dass mit der Einführung des ERP-Systems die Grundphilosophie der Praxisgruppe gestärkt ist: „Schlanke Prozesse und maximale Reduzierung bei Verwaltungsaufgaben“. Auch die Frage nach dem ROI (Return on Investment) könne er eindeutig beantworten: Zeitersparnis und Synergieeffekt durch die Bündelung der Einkäufe. „Mit dem hohen Digitalisierungsgrad in der Verwaltung wird der Papieraufwand deutlich reduziert. Deshalb müssen Praxen sich endlich frei machen vom Fax-Modus und einsteigen in den Web-Modus“, betont der Projektleiter die Zukunft des Verbandes. 

Die blikk-Gruppe ist ein wachsender Verbund von radiologischen und nuklearmedizinischen Praxen. Deutschlandweit gehören fast 30 Praxen sowie eine interdisziplinäre Klinik in Berlin zur blikk-Gruppe. Die Verwaltung, die blikk-Holding hat Ihren Sitz in Dortmund. Mit mehr als 1.000 Mitarbeitern zählt der Verbund mit zu einem der größten in der Radiologie-Branche. Die Praxen sind in Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Hamburg und Berlin angesiedelt. Sie bieten ambulanten und stationären Patienten das gesamte Spektrum der diagnostischen Bildgebung. Für die optimale medizinische Versorgung der Patienten investiert der Verbund verstärkt unter anderem in modernste Technik, systemgestützte Prozesse sowie in die Qualifizierung der Mitarbeiter.
Als zentrale Verwaltung unterstützt die Holding ihre radiologischen und nuklearmedizinischen Praxen an den Kliniken, vor allem bei Verwaltungsaufgaben bis hin zum Einkauf von Verbrauchsgütern, IT-Hardware, Software, medizinischen Geräten inklusive Service und Wartung. Außerdem beteiligt sie sich an der Entwicklung KI-gestützter Standards für den Praxisalltag. In den Praxen selbst gibt es ein RIS (Radiologie Informationssystem) und ein PACS (Picture Archiving and Communication System). Diese Systeme sind digital. Aber in der Verwaltung (Einkauf) ist das bisher eine Ausnahme gewesen.