Gesetzeskonformes Verfahren für Dokumenten-Digitalisierung

VOI-Geschäftsführer Peter J. Schmerler (l.) überreicht die Zertifizierung „TR-RESISCAN ready“ an FP freesort-Geschäftsführer Martin Swart.
Urkundenübergabe: VOI-Geschäftsführer Peter J. Schmerler (l.) überreicht die Zertifizierung „TR-RESISCAN ready“ an FP freesort-Geschäftsführer Martin Swart. (Bildquelle: VOI e.V.)

FP freesort, ein Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG, kann bietet ab sofort ein gesetzeskonformes Verfahren zum sogenannten „Ersetzenden Scannen“. Der Begriff „Ersetzendes Scannen“ bedeutet, dass Papierunterlagen – etwa eingehende Briefe – nach einem vorgegebenen Verfahren gescannt und dann vernichtet werden können, wobei das digitale Dokument sodann als Original gilt. Unternehmen und Behörden können auf diese Weise Platz im Archiv sparen und die Dokumente besser in ihre digitalen Arbeitsprozesse integrieren. Die gesetzlichen Anforderungen hierfür sind in der technischen Richtlinie TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definiert.

An diesen Anforderungen orientiert sich die Zertifizierung „TR-RESISCAN ready“ des Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI), die FP freesort jetzt erhalten hat. Sie bestätigt eine TR-RESISCAN-konforme Verfahrensdokumentation und Durchführung von Scanvorgängen. Um das Zertifikat zu erhalten, musste die FP freesort eine Reihe von Kriterien erfüllen. Dazu gehören eine detaillierte Verfahrensdokumentation und Darstellung der IT-Systeme genauso wie die Vollständigkeit, Manipulationsfreiheit und Integrationssicherheit der Dokumente. Auch vordefinierte Arbeitsabläufe und ein begleitendes Qualitätsmanagement sind Teil des Anforderungskatalogs.

Ergänzender Service

Als Briefkonsolidierer sammelt FP freesort täglich deutschlandweit die Geschäftspost vieler Behörden und Unternehmen ein und ermöglicht ihnen dank Großkundenrabatten Einsparungen beim Porto. Mit dem Einscannen eingehender Post richtet das Unternehmen nun einen ergänzenden Service für seine Kunden ein. Die VOI-CERT-Zertifizierung, die für die Zentrale des Unternehmens in Langenfeld (Rheinland) gilt, ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung.